Om struktur, systemer og slike ting

Jeg har nylig vært på kurs i Innbokskontroll med Jørn Kippersund. Det fikk meg til å reflektere litt rundt egen struktur og systemer man bruker for å organisere hverdagen.

Jeg jobbet en gang sammen med en dame fra Colombia, hun var det største oppkommet av kreativitet jeg har kommet over, men på den andre siden, usedvanlig ustrukturert. Som hennes leder på en skolefritidsordning var dette et vanskelig motsetningsforhold for meg. Kreativiteten hennes var gull verdt, men vi hadde samtidig så lite ressurser at jeg var avhengig av at hun var en smule strukturert en gang iblant. Hun ville så gjerne, men fikk det bare ikke til. Det var likevel tydelig at hun ønsket det. Flere ganger når hun skulle beskrive meg som leder (positivt) til andre sa hun først “hun er utrolig strukturert,” fordi hun satte pris på akkurat den egenskapen.

Ikke vet jeg hvilke systemer vi kunne brukt for å gi denne damen struktur, men at det er mange steder å begynne er det ingen tvil om. Ja, jeg er blant de mer strukturerte selv, men er samtidig alltid på leting etter den siste fintuningen. Det som kan gjøre hverdagen min mer effektiv og sikre at jeg gjør det jeg skal samtidig som jeg får plass til den viktige kreativiteten.  Og det som gjør at man kan unngå stressmomenter mest mulig.

I vinter var jeg på et kort introkurs om GTD – Getting Things Done med Morten Røvik. Jeg likte det jeg hørte og kjøpte boka til David Allen.  Jeg var ikke mange sidene ut i boka før jeg skjønte at dette systemet var altfor omfattende for meg og at jeg sannsynligvis ikke trengte det.  Men grunntankene om zero inbox og måten å prosedere oppgaver på tok jeg med meg og har tillagt meg noe av det. En av “reglene” jeg liker og prøver å benytte er:

“Når en oppgave ikke tar lenger enn to minutter å gjøre skal du utføre den med en gang.”

Ellers er jeg glad i gadgets og bruker i stor grad mobil og PC til å organisere oppgavene mine. Jeg har enda ikke funnet det ultimate systemet (tar gjerne imot tips), men har systemer som virker godt nok. Jeg har også lest en del i bloggen Innbokskontroll av Jørn Kippersund og på fredag hadde jeg og kolleger i Netlife Research kurs med Jørn. Jørn er inspirert av GTD, men har laget en metode som er basert på at de alle fleste oppgavene du har er i innboksen din (som i dette tilfellet er e-posten).  Har du struktur på den, er det stor sannsynlighet for at du vil være mer etterrettelig i jobben din, oppleve mindre stress,  få en bedre fritid osv. Jeg er så enig så enig. Jeg fikk også bekreftet på kurset at jeg har ganske bra innbokskontroll, men trenger også her litt fintuning.

Denne artikkelen sier litt om hva som stresser oss mest  og det er helt klart at god innbokskontroll kan hjelpe oss med akkurat det.

Fintuningen jeg må foreta meg handler kanskje mest om å slå av andre elementer som kan forstyrre min prosessering av innboksen og andre oppgaver. Da snakker vi notifications på mail, Twitter o.l.. De fleste er av, men jeg har lenge unnskyldt meg med at jeg må ha notifications blant annet på jobbtwitterkontoen, siden jeg er blant de som svarer på den (hvilket jo betyr at jeg også har på notifications på den private i samme slengen). Men det er jo bare tull. Det er mye bedre å legge inn visse tider der jeg kikker innom, folk forventer ikke svar på minuttet likevel.

En annen interessant diskusjon er hvorvidt man skal/kan jobbe i fritiden eller ikke. De aller fleste med lik arbeidssituasjon som meg må som regel gjøre unna litt også utenom arbeidstid og noen ganger velger man det jo også, fordi man har litt mer ro hjemme e.l. Og med den tilgangen vi har på alt overalt er det helt naturlig at noe av arbeidstiden blir litt utflytende. Selv tror jeg ikke dette er problematisk, noe jeg også fikk bekreftet av Jørn i går. Men det er viktig å skille mellom jobbefritid og jobbefri tid!

Det var dagens refleksjoner rundt struktur og system + litt til. Kom gjerne med egne tips og kommentarer.

9 responses to “Om struktur, systemer og slike ting

  1. Innbokskontroll? Joa, den på jobben er alltid tom, fordi jeg får aldri e-post på den. Den i heimen er en annen historie, en helt annen historie.
    Det ned å gjøre unna alt som tar mindre enn to (fem) minutter med èn gang. Funker fint på jobb, i heimen … veel….

    Greit med strukturer, men det _er_ forskjell på å barbere seg og å skjære haka av seg. Også i strukturerte sammenhenger

    Original Kamelrytterske, bare på Karavanseraiet.no, sist om Hest i skogen og Wikipedia

    PS. Ser av lista på siden her at jeg er ganske hyppig innom og slenger med leppa (unnskyld, tastaturet). Håper det ikke oppfattes som spam, har mer med om temaet interesserer meg nok til å ha en mening. Noe jeg tydeligvis har om mangt…

  2. Sesilie Halland

    Hehe, bare hyggelig at du er innom. Enig med deg, det går absolutt an å legge for mye jobb nedi struktur, da blir litt av poenget borte. Og kanskje grunnen til at GTD ikke er noe for meg. Jeg trenger det rett og slett ikke:)

  3. Takk for sist og takk for hyggelig tilbakemelding Sesilie! De fleste oppgavene ligger i e-post innboksen, men vi har også andre innbokser. Kjøkkenbenken, sms, skrivebordet på jobb også. Dette ut fra definisjonen: «En innboks er en samling uløste oppgaver».

    E-postens innboks er spesiell fordi det flommer inn oppgaver der kontinuerlig. Ved å forholde seg til e-postene som oppgaver får man et kraftfullt verktøy til å holde oversikt over uløste oppgaver. Metodikken (oppgavetenkning, antiutsettelse, fokusert arbeid uten avbrudd), kan man med fordel anvende mot hver og en av alle innboksene man har.

    Det er viktig for meg å understreke at innbokskontroll ikke er noen konkurrent til GTD-metodikken. Tvert imot. Jeg tror det blir lettere å gå over til GTD om man først tilegner seg innbokskontroll. Jeg liker å kalle GTD for «den flinke storebroren til innbokskontroll» :)

    Selv kan jeg ikke kalle meg GTD’er, men kanskje jeg en dag kommer dit?

    Innbokskontroll representerer en gyllen mellomvei der du selv tar kontroll og ikke bare lar deg rive med av omstendighetene rundt deg.

    Det viktige er å ha oversikt over hvilke uløste oppgaver man har og trygghet for at man får gjort dem i tide.

    Gleder meg til å formidle mer under Webdagene! :)

  4. Kamelryttersken: Du er i godt selskap som har full innboks hjemme :)

    Om du begynner å se på e-postene som havner i innboksen din hjemme som oppgaver vil du nok tilnærme deg innboksen annerledes enn nå. E-postene som ligger nedenfor første skjermbilde ligger vel ikke tryggere der enn om du arkiverer dem?

    Budskapet mitt er at du bør slette eller arkivere de e-postene som ikke lenger krever handling fra deg. Dermed blir det kun liggende uløste oppgaver igjen som du vil kunne ha god oversikt over.

    Et greit sted å begynne er her: http://innbokskontroll.wordpress.com/2010/10/21/quick-fix-ved-full-innboks/

  5. Jeg er ikke så redd for notifications. Vel og merke hvis man klarer å håndtere e-posten i «batcher» (kl. 08, 10, 12, 14 og 16 remember?). Notifications er lette å håndtere, og skaper sjelden utsettelse. Men om man slipper de inn som avbrudd er de selvsagt et stort problem.

    Selv tillater jeg mye notification både fra FB og twitter. Men nøkkelen er da å ikke la e-posten generelt komme inn og avbryte deg når der er nye e-poster

  6. Sesilie Halland

    Takk for gode kommentarer Jørn! Som jeg sier selv er det mye som er bra i GTD og jeg ser at det du gjør ikke er en konkurrent. Men slik jeg ser det har du tatt ut noen elementer og forenklet dem. For som jeg sa, hele GTD-metodikken er for omfattende for meg, kanskje nettopp fordi jeg har en god nok struktur fra før. Da blir det kanskje mer jobb enn nytte å sette seg helt inn i den. Men at jeg liker grunntanken er det ingen tvil om.

    Når det gjelder notifications er det forskjellige varianter, jeg tror kanskje den som dukker opp i skjermbildet ditt på PCen (som den på tweetdeck gjør), kan være mer forstyrrende enn den på e-post. Og den kan gi avbrudd fordi man raskt blir sittende en stund for å gi et godt svar e.l. Jeg tror nok løsningen kan være å også forholde seg til disse mediene i batcher, som med e-posten.

  7. Åja, du mener _sånne_ notifications? Altså avbrudd som popper opp på skjermen, uavh. av e-post? De er jeg selvsagt sterkt kritisk til. Jeg mente notifcations på e-post ved tagging og kommentarer på facebokk eller twitter etc.

    Jeg tror absolutt slike notifcations bør håndteres sammen med e-post batchingen. Derfor kan det være like greit å beholde e-post varslingen på disse notifcations, dermed glir de naturlig inn i «pipeline».

    Som jeg har sagt før; Jeg sammenligner twitter med en pub. Tar man seg først en runde på puben er det naturlig å være aktiv så lenge man er der. Men viktig å være klar over hva «pub-astmosfæren» kan gjøre med pågående fokusert arbeid

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

tweets

"Courage is not the absence of fear but the awareness that something else is more important"
%d bloggers like this: